A regra para se candidatar a um estágio no exterior é simples, “atenda sempre ao edital”, ou seja, não adianta inventar. Envie à instituição concedente o que foi solicitado no edital, atendendo todos os requisitos, e para isto vale sempre a lei da organização e do planejamento. No caso da CAPES neste link você pode ter uma idéia do que é preciso: http://bit.ly/iQQgru. Este era meu check list (consultar edital): 

(X) Formulário de Inscrição para Bolsa de Doutorado Sanduíche no Exterior;
(X) Projeto de Tese a ser elaborado;
(X) Curriculum Vitae (modelo Lattes);
(X) Histórico Escolar da graduação;
(X) Histórico da Pós-Graduação, incluindo do doutorado em andamento;
(X) Curriculum Vitae do orientador associado;
(X) Curriculum Vitae do orientador no exterior;
(X) Declaração da coordenação do programa de pós-graduação no Brasil, indicando a integralização de 50% dos créditos no doutorado;
(X) Ofício de encaminhamento do coordenador do projeto;
(X) Carta de aceite do coordenador estrangeiro;
(X) Comprovante de proficiência na língua do país onde irá realizar o estágio ou Carta do orientador no Exterior comprovando a aptidão do candidato. 

Considero esta a parte mais fácil (documentação da CAPES), já que o contato com o programa no exterior e os trâmites para obtenção de visto tomarão mais tempo, por isto mesmo é preciso estudar a fundo os requisitos do país onde se pretender estudar. Para a Holanda já vou avisando, são “extremamente” burocráticos, mas eficientes, o sistema deles é demorado, porém funciona, basta que candidato siga a cartilha e atenda o que se pede e que se inicie o processo por meio da universidade, que indicará um contato que será seu guia na obtenção do visto MVV (estudantes). Assim, a própria universidade de Wageningen fará a solicitação ao IND (Ministério da Imigração da Holanda) tão logo sejam enviados os seguintes documentos digitalizados via email, lembrando que a própria universidade solicitante paga os valores referentes ao visto (438,00€), os quais deverão ser reembolsados quando da chegada da apresentação na Universidade (os itens 8 e 9 somente são apresentados somente na Holanda):

1. Certidão de nascimento traduzida e legalizada (recente, não mais que seis meses);
2. Cópia completa do passaporte (todas as páginas);
3. Informação sobre os estado civil. Se casado (a) enviar certidão de casamento traduzida e legalizada (recente, não mais que seis meses). Se solteiro enviar declaração de estado civil legalizada e traduzida registrada em cartório perante tabelião, com duas testemunhas, conforme modelo http://is.gd/oMLL2P.  
4. Cópia em inglês da comprovação de suporte financeiro (a CAPES fornece este documento);
5. Carta de convite do grupo de pesquisa a que estiver associado na Universidade na Holanda, incluindo informação sobre o período de estágio, sobre a pesquisa que será ou está sendo desenvolvida, etc.
6. Comprovante de seguro de saúde, que é providenciado diretamente pela universidade que encaminha para um seguro estudantil específico. Se tiver um plano ou seguro de saúde internacional, basta informar, ele pode ser usado.
7. Acomodação em Wageningen, que pode ser providenciado junto ao grupo de pesquisa vinculado.
8. BSN-number (número de identificação social), possível somente em solo holandês. Após chegar em Wageningen você tem 3 dias úteis para se apresentar à prefeitura e solicita-lo.
9. Conta em banco na Holanda, que é aberta somente após o recebimento do BSNumber.
10. Cópia do mais recente diploma (mestrado) traduzido por tradutor juramentado e reconhecido pelo governo holandês.
11. Curriculum vitae (em inglês);
12. Carta de sua universidade no Brasil contendo a permissão para sua estada na Holanda por um período determinado.
13. Endereço completo no Brasil;
14. Indicação da cidade (Embaixada ou Consulado) onde será aplicada a solicitação de visto.

Considero importante seguir etapas, pois os documentos não poderão ter mais de seis meses quando da chegada à Holanda, desta forma, somente inicie o processo de solicitação de 2ª via nos cartórios quando houver solicitação do contato na Universidade. As certidões de nascimento e casamento (se houver) devem ser legalizadas inicialmente no MRE, logo após também na Embaixada ou em um Consulado do Reino dos Países Baixos (denominação oficial da Holanda). O próximo passo é encontrar um tradutor juramentado e reconhecido, o próprio site da Embaixada holandesa indica alguns nomes, ou seja, a tradução não será barata por haver poucos habilitados, mas no meu caso consegui um bom preço com o tradutor João Carlos Pijnappel http://vertaler.com.br/ que em 3 dias úteis traduziu as certidões e o diploma. Feito isto é só enviar tudo digitalizado, mas atenção com o tamanho das figuras na digitalização do passaporte, utilize o “Microsoft Office Picture Manager”, ele adequará o tamanho das figuras à web.

Enviados os documentos é só esperar, e muito, não adiantar mandar constantes emails para o contato requisitando informações sobre o visto, apenas aguarde, e isto pode demorar até 90 dias, para mim demorou 70 dias para chegar o tão esperado email de aprovação do visto pelo IND. Isto significa que o estudante já pode ir até a Embaixada ou Consulado (sugiro a Embaixada, é muito mais rápido) e solicitar o visto no passaporte (eles já saberão do que se trata) e em 24 horas você poderá pegar seu passaporte com o visto MVV tipo “D”, múltiplas entradas e saídas do país (não se esqueça de pedir isto). Com o selo no passaporte basta enviar uma cópia via email à CAPES e a passagem já poderá ser comprada e os valores do auxílio instalação e seguro saúde depositados em conta corrente ainda no Brasil. Para o seguro viagem sugiro contratação de uma agência na Holanda, o próprio contato da universidade poderá arranjar isto, normalmente é 50% mais barato que no Brasil, o meu seguro é o AON http://www.aon.com/ , completo, barato e eficiente. 

Enfim, para que se tenha uma idéia de datas e prazos, lembrando que cada caso é um caso, protocolei a solicitação com toda documentação exigida pela CAPES em 17/12/2010 na Secretaria do Programa de Pós-Graduação e embarcaria em 28/05/2011 para Amsterdam, ou seja 5 meses até a efetiva viagem, mas especificamente para mim houve o atraso na publicação da minha renovação de licença para estudo (necessário para funcionários públicos), e este foi o entrave pois a publicação ocorreu somente em  17/03/2011, embora tenha dado entrada da solicitação em dezembro. Mas finalmente deu certo, a viajem estava marcada, o auxílio instalação (770,00€) e o valor referente ao seguro (490,00€) depositados em conta no Brasil, bastava embarcar, mas alerto, leve bem mais dinheiro, garanto, você vai precisar.